비즈니스 영어 이메일, 이 5가지만은 꼭 피하자!

글로벌 시대, 해외영업, 해외 수출, 글로벌 마케팅 등 외국과 교류하는 직장인은 점점 증가하고 있습니다. 이에 따라 비즈니스 영어 이메일은 직장 생활에서 빼놓을 수 없는 것이 되었지요. 그런데, 막상 비즈니스 영어 이메일을 쓰라고 하면 설령 토익 점수가 990점에 가까운 직장인들도 맥을 못 추리는 상황이 발생하기도 합니다. 또한 대다수의 사람들이 번역기 도움을 받아 복사+붙여넣기 하는 경우도 잦죠.

하지만 중요한 비즈니스 상황에서 제대로 쓰지 않은 영어 메일들은 작성자인 나는 물론, 우리 회사의 이미지에 손실을 가하기 쉽습니다. 외국 바이어나 거래처 측에서 우리의 이메일을 제대로 이해하지 못하면 중요한 거래를 놓칠 수도 있지요.

오늘은 이런 상황을 방지하여 여러분들이 제대로 된 비즈니스 영어 이메일을 작성하고 일명 ‘일잘러’가 될 수 있게끔, 영어 이메일에서 절대로 하지 말아야 할 것 5가지 를 알아보겠습니다.

Hello를 아예 쓰지 말자는 의미는 아닙니다. 다만 영어 메일 서두부터 대뜸 전화받듯이 Hello라고 말하는 것은 격식을 차리지 않은 것 처럼 보일 수 있어 주의가 필요합니다.

그럼 어떻게 써야 할까요? 수취인의 이름을 따 Dear. OOO 이라고 쓴 뒤에 Hello, I am OOO(이름) at OOO(회사, 부서) company’라고 작성하면 좋습니다. 수취인 이름이 만약 John Smith라면 Dear. John이라 쓰거나, 격식을 좀 더 차려 Dear Mr. Smith 라고 하는 거죠.

• 수취인과 친밀한 관계: Dear. John
• 훨씬 더 격식을 차려야 하는 관계: Dear Mr. Smith

수취인이 여성일 경우에는 왠만하면 Ms로 쓰는 게 가장 무난합니다.

+) 여담으로 TO는 비즈니스 영어 이메일에서는 매우! 무례한 표현입니다. 쓰지 않는게 좋아요🙅

영어권에도 정중한 표현은 너무 많아 사실 다 세기도 힘듭니다. 그래서 그걸 다 외울순 없지만, 그래도 하나 외워야하는 게 있다면 바로 ‘would 입니다. 어떤 것을 부탁할 때 정중하게 사용하기 좋은 표현 인데요.

‘I want’라는 표현은 지나치게 직설적이고 강한 표현입니다. 그래서 일반적으로 영어권에서는 정중하게 요청하거나 부탁할 때는 I would like 라고 돌려서 쓰는 경우가 많지요.

‘I want some information’ 와 같은 표현은 ‘I would like some information’ 와 같이 쓰는 것이 좋습니다.

이와 비슷한 추가적인 표현은 ‘I was wondering~‘, ‘Can you please let me know~’, ‘Would you please inform~’ 과 같은 표현들이 있습니다. 지나치게 직접적인 표현보다는 위 표현들처럼 정중하게 돌려 말하는 게 비즈니스 영어 메일의 기본 예의 입니다.

<쓸 수 있는 표현 요약>

I would like to~

I was wondering~

Can you please let me know~

Would you please inform~

직장인들이 비즈니스를 하면서 문제 상황이 발생하지 않을 수는 없을 것입니다. 하지만 이 때도 가급적 중립적인 표현 을 쓰는 것이 중요합니다. 그렇지 않을 경우 무례하고 너무 직접적이라는 인식을 갖기 쉽습니다.

예를 들어 부정적인 단어는 직접 언급하기보다 돌려서 말하는 것이 좋습니다. 문제를 뜻하는 ‘problem’이라는 단어는 너무 직설적인 단어이지요. 그래서 ‘issue’ 라던가 ‘matter’과 같은 단어로 사용해주는 게 더 좋습니다.

“Problem” (X) / “issue” or “matter” (O)

“inconvenience” / “inconvenient” (O)

“difficulty” or “difficult”(X)

“misunderstanding”(O)“argument”(X)

혹은 not very+ 긍정적 표현 으로 쓰면 직설적인 표현으로 인한 심리적 거부감을 받는 사람 입장에서 줄일 수 있습니다.

EX> It’s not very good situation. It is not very well.

직장인들은 일하다 보면 데드라인에 쫓겨 재촉해야 할 상황도 종종 있습니다. 그럴 때는 당연히 ‘Hurry Up!’ 혹은 ‘Quick’ 과 같은 표현을 쓰면 안 됩니다. 이 때 쓰기 좋은 영어 메일 문구는 ‘I have a deadline’ 와 같은 문구 입니다. 혹은 ‘This is top priority’, ‘I am runing out of time’ 이라는 표현도 완곡하게 상대방에게 재촉을 하기에 좋은 말입니다.

앞서 언급한 would 와 합쳐 ‘I would like to follow up~’ 와 같이 공손한 부탁 도 한 가지 방법이고요, 재촉하는 문구 앞에 상대의 처지를 이해한다는 말, 일종의 ‘마음의 쿠션’ 같은 말을 함께 섞어 보내는 것도 좋습니다. (ex. I understand that it is a busy moment…)

그런데 사실 재촉은 정말 급한 일 아니면 가급적 하지 않는 게 예의입니다. 물론, 실제 비즈니스 현장에서는 정말 너무나도 중요하고 급한 일들 때문에 재촉하는 일도 잦다고는 하지만요…🤷‍♀️

<쓸 수 있는 표현 요약>

I have a deadline.

This is top priority

I am running out of time

I would like to follow up on this email.

I understand that it is a busy moment, but…

외국 비즈니스 영어 이메일은 본론만 이야기한다는 인식이 널리 퍼져 있어 본론’만’ 정말로 써서 보내는 경우가 있는데, 이건 너무 딱딱해 보입니다. 최소한의 인사는 조금 추가해도 괜찮습니다 .

깔끔하게 본론을 작성한 뒤, “I hope all is going well for you” 라던가 “I hope everything is fine with you”와 같은 멘트를 추가하면 더 예의 있어 보입니다. 친한 사이면 “Hope all is well”과 같은 표현도 괜찮고요.

또한 감사인사를 싫어하는 사람은 아무도 없습니다. 이는 지속적인 관계 유지에도 도움을 주죠. “Thanks for your work” 나 “Thank you for ~~” 과 같은 감사의 표현을 작성해 돈독한 관계를 형성해나가는 게 좋습니다. 안부, 감사인사를 영어 메일에 함께 써서 보내주신다면, 일을 잘할 뿐 아니라 센스 있고 함께 계속 일하고 싶은 사람으로 비춰보일 수 있겠죠.

<쓸 수 있는 표현 요약>

I hope all is going well for you

I hope everything is fine with you

Hope all is well

Thanks for your work

Thank you for ~~

전화? 온라인? 직장인 영어 강좌에 대해 더 알아보기

지금까지 직장인들이 비즈니스 영어 이메일을 작성할 때 주의해야 할 점들을 알아보았습니다. 평상시 우리가 알던 일상 속 표현들과는 다소 차이점이 많아 영어를 좀 하신다 하는 분들도 헷갈리실 거라 생각합니다.

이렇듯 영어 메일 작성이 어려울 때는 아무래도 실제로 외국계나 외국 회사를 상대로 비즈니스를 해 본 사람들의 조언을 듣는 게 효과적이겠죠. 또 요즘은 그런 분들이 개설한 영어 강좌 도 많은데요,

미국 아이비리그 출신으로 통번역 대학원을 졸업하고 현재 대한민국 유수의 기업들과 통번역 일을 진행하고 있는 분도 최근 비즈니스 영어 이메일을 쓰는 강좌를 개설 해 진행한다고 하니 수강해보시면 도움이 될 것 같습니다🙂